Współczesna księgowość opiera się na kilkunastu zasadach, które odzwierciedlają się w krajowych i międzynarodowych standardach rachunkowości oraz sprawozdawczości finansowej. Zarówno metoda kasowa, jak i memoriałowa służą ewidencjonowaniu skutków operacji gospodarczych w księgach rachunkowych jednostki, czyli ujawnianiu kosztów i przychodów przedsiębiorstwa. Obie metody rozliczenia mogą być stosowane przez podatników prowadzących uproszczoną księgowość, w zależności od tego, jakiego wyboru dokonają. Z kolei przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe, czyli pełną księgowość obowiązuje jedynie zasada memoriału. W dzisiejszym artykule przedstawimy Państwu charakterystykę obu tych zasad.

Zasada memoriałowa

Zasada memoriałowa opiera się na art. 6 ust. 1 z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i stanowi, że „w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty”. Zasada memoriałowa oznacza zatem, że przychody i koszty są osiągnięte lub poniesione w momencie ich wystąpienia, a nie w chwili ich wpływu lub wydatku pieniężnego. W praktyce znaczy to, że osiągnięte w danym okresie przychody na przykład za wykonanie usługi, ale jeszcze nie otrzymane, oraz poniesione i nieuregulowane koszty uzyskania tych przychodów skutkują powstaniem zobowiązań i należności. Prościej mówiąc, w księgach rachunkowych należy odzwierciedlić ekonomiczną treść danego zdarzenia, niezależnie od tego czy dokonano zapłaty, czy nie, gdyż sama zapłata nie jest wystarczającym powodem do tego, by rozpoznać przychód. Przychód rozpoznajemy dopiero wtedy, kiedy dane zdarzenie faktycznie ma miejsce.

zasada kasowa

Zasada memoriałowa jest jedną z fundamentalnych zasad w księgowości, stosowana zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Trzeba pamiętać o tym, że nakłada na jednostki gospodarcze obowiązek ujmowania w danych okresach obrachunkowych operacji gospodarczych, które w nich wystąpiły, niezależnie od tego czy zostały w tym okresie uregulowane. Sektor finansów publicznych musi dokonywać ewidencji operacji gospodarczych na podstawie tej samej zasady.

Do niewątpliwych zalet tej metody należy możliwość tworzenia długookresowej perspektywy w analizie kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Wspomniana metoda daje pełen obraz aktywów i pasywów, jest także promowana przez większość międzynarodowych standardów rachunkowości.

Zasada kasowa

Zasada kasowa, z kolei opiera się na księgowaniu wydatków i wpływów w terminie ich realnej zapłaty. Wszelkie przepływy pieniężne są ujmowane w sprawozdaniu finansowym dopiero w chwili ich zaistnienia, nawet jeżeli dotyczą minionego okresu. Zasada kasowa umożliwia ciągłą kontrolę stanu środków pieniężnych oraz balansowanie między niedoborem a nadwyżką pieniędzy. Jednocześnie metoda kasowa zapewnia jedynie wgląd w wynik kasowy, a nie finansowy przedsiębiorstwa, odzwierciedlając wyłącznie stan środków pieniężnych na rachunku bankowym i w kasie. Posługując się wspomnianą zasadą, nie ma możliwości wglądu w istniejące obowiązki zapłaty oraz w oczekiwane wpłaty.

Zasada kasowa jest prostsza niż metoda memoriałowa oraz pokazuje realny przepływ pieniędzy, należy jednak pamiętać, iż utrudnia prowadzenie długofalowej analizy finansowej naszego przedsiębiorstwa. Powstaje przy tym ryzyko błędnej interpretacji sytuacji finansowej w wybranych okresach, z powodu nieuwzględnienia rzeczywistego wyniku, a także wszystkich zobowiązań i należności. Zasada kasowa jest szczególnie zalecana dla osób mniej doświadczonych w prowadzeniu i odczytywaniu ksiąg rachunkowych, które prowadzą księgowość uproszczoną. Prowadząc księgowość metodą kasową, podatnik jest zobowiązany do przeprowadzania corocznej inwentaryzacji. Trzeba przy tym zaznaczyć, iż przedsiębiorca nie może stosować tych metod naprzemiennie czy zmienić ich w trakcie roku obrotowego.