Faktury to nieodłączny element życia biznesowego, a ich wystawianie i przechowywanie stanowi ważny aspekt prowadzenia działalności gospodarczej. Wraz z rozwojem technologii coraz częściej korzysta się z form elektronicznych, które pozwalają na uproszczenie i usprawnienie procesów związanych z dokumentacją finansową. Jednym z takich rozwiązań jest Krajowy System e-Faktur, który umożliwia e-fakturowanie.

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

KSeF to elektroniczny system służący do wystawiania i przesyłania faktur online między przedsiębiorstwami oraz do organów administracji publicznej. Działa na zasadzie bezpośredniej wymiany informacji między nadawcą i odbiorcą faktury, a dane przesyłane są w sposób zaszyfrowany i zabezpieczony. Korzystanie z systemu jest bezpłatne, a jego używanie jest obowiązkowe dla niektórych przedsiębiorstw.

Jakie korzyści przynosi przedsiębiorstwom?

Korzystanie z KSeF może przynieść przedsiębiorstwom wiele korzyści, w tym:

• oszczędność czasu i pieniędzy związanych z drukowaniem i wysyłaniem faktur tradycyjnymi sposobami,
• przyspieszenie płynności finansowej dzięki uproszczeniu i usprawnieniu przepływu dokumentów,
• zmniejszenie ryzyka błędów związanych z przepisywaniem informacji na dokumencie sprzedaży,
• zwiększenie bezpieczeństwa transakcji dzięki zastosowaniu zabezpieczeń w systemie.

Bezpieczeństwo i przechowywanie faktur w KSeF

KSeF wprowadza wiele zabezpieczeń i środków bezpieczeństwa, aby chronić przedsiębiorstwa korzystające z systemu przed różnymi rodzajami zagrożeń. Oto kilka najważniejszych z nich:

• Podpis elektroniczny – Jest podstawowym środkiem bezpieczeństwa w KSeF. Służy on do potwierdzenia autentyczności faktury oraz do zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem do dokumentu. Aby móc z tego korzystać, przedsiębiorstwa muszą posiadać wirtualny podpis, uzyskany w odpowiedniej instytucji (np. w kancelarii notarialnej lub w Urzędzie Certyfikacji).
• Kod QR – Każda faktura elektroniczna generowana w KSeF zawiera kod QR, który służy do szybkiej weryfikacji autentyczności dokumentu. Kod ten można odczytać za pomocą odpowiedniej aplikacji na urządzeniu mobilnym.
• Certyfikaty SSL/TLS – Pozwalają one na szyfrowanie danych przesyłanych między nadawcą a odbiorcą, co zapobiega ich przechwyceniu przez osoby trzecie.
• Przechowywanie faktur – Automatyczne przechowywanie faktur odbywa się w sposób zabezpieczony i zgodny z wymaganiami prawa podatkowego. Są zapisane w formie cyfrowej przez określony czas, zgodnie z przepisami podatkowymi.

Wpływ Krajowego Systemu e-Faktur na obroty handlowe w Polsce

Wprowadzenie systemu było przełomowym momentem dla polskiego rynku handlowego. Cyfrowe fakturowanie przyczyniło się do zwiększenia efektywności procesów biznesowych oraz zmniejszenia kosztów administracyjnych. Nie trzeba było długo czekać, aby zaobserwować również wzrost liczby transakcji handlowych, co przyczyniło się do zwiększenia obrotów przedsiębiorstw.

KSeF wpłynął także na korzyści dla klientów, którzy otrzymują szybsze i zdecydowanie bardziej przejrzyste dokumenty finansowe. Dzięki e-fakturowaniu czas oczekiwania na dokument uległ skróceniu, a to wpłynęło na szybsze regulowanie płatności.

Ponadto taki sposób wystawiania faktur umożliwia sprawniejsze rozliczanie transakcji, a wdrożenie tego w firmach przyczyniło się do poprawy skuteczności ich działania oraz usprawnienia procesów księgowych.

Wprowadzenie KSeF było jednym z najważniejszych kroków w modernizacji polskiego rynku handlowego. Korzyści wynikające z jego wprowadzenia, takie jak zwiększenie efektywności procesów biznesowych czy ułatwienie przepływu dokumentów finansowych, przyczyniły się do poprawy relacji między przedsiębiorstwami i ich klientami. Korzystanie z tego systemu przynosi zatem wiele korzyści, ale jednocześnie wiąże się z pewnymi wymaganiami i obowiązkami.

Jeśli szukają Państwo profesjonalnej i kompleksowej obsługi księgowej, kadrowej i prawnej dla swojego przedsiębiorstwa, to nasza firma CKSK z pewnością spełni Państwa oczekiwania. Dzięki naszemu doświadczeniu i indywidualnemu podejściu do każdego klienta zapewniamy nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale także gwarancję, że Państwa finanse są w dobrych rękach.