Współczesna księgowość opiera się na kilkunastu zasadach, które odzwierciedlają się w krajowych i międzynarodowych standardach rachunkowości oraz sprawozdawczości finansowej. Zarówno zasada kasowa, jak i zasada memoriałowa służą ewidencjonowaniu skutków operacji gospodarczych w księgach rachunkowych jednostki, czyli ujawnianiu kosztów i przychodów przedsiębiorstwa. Obie metody rozliczenia mogą być stosowane przez podatników prowadzących uproszczoną księgowość, w zależności od tego, jakiego wyboru dokonają. Z kolei przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe, czyli pełną księgowość obowiązuje jedynie zasada memoriałowa. W dzisiejszym artykule przedstawimy Państwu charakterystykę obu tych zasad.

Zasada memoriałowa

Zasada memoriałowa opiera się na art. 6 ust. 1 z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i stanowi, że „w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty”.

Oznacza zatem, że przychody i koszty są osiągnięte lub poniesione w momencie ich wystąpienia, a nie w chwili ich wpływu lub wydatku pieniężnego. W praktyce znaczy to, że osiągnięte w danym okresie przychody na przykład za wykonanie usługi, ale jeszcze nie otrzymane, oraz poniesione i nieuregulowane koszty uzyskania tych przychodów skutkują powstaniem zobowiązań i należności. Prościej mówiąc, w księgach rachunkowych należy odzwierciedlić ekonomiczną treść danego zdarzenia, niezależnie od tego, czy dokonano zapłaty, czy nie, gdyż sama zapłata nie jest wystarczającym powodem do tego, by rozpoznać przychód. Przychód rozpoznajemy dopiero wtedy, kiedy dane zdarzenie faktycznie ma miejsce.

Zasada memoriałowa jest jedną z fundamentalnych zasad w księgowości, stosowana zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Trzeba pamiętać o tym, że nakłada na jednostki gospodarcze obowiązek ujmowania w danych okresach obrachunkowych operacji gospodarczych, które w nich wystąpiły, niezależnie od tego, czy zostały w tym okresie uregulowane. Sektor finansów publicznych musi dokonywać ewidencji operacji gospodarczych na podstawie tej samej zasady.

Do niewątpliwych zalet zasady memoriałowej należy możliwość tworzenia długookresowej perspektywy w analizie kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Wspomniana metoda daje pełen obraz aktywów i pasywów, jest także promowana przez większość międzynarodowych standardów rachunkowości.

Zasada kasowa

Zasada kasowa opiera się na księgowaniu wydatków i wpływów w terminie ich realnej zapłaty. Wszelkie przepływy pieniężne są ujmowane w sprawozdaniu finansowym dopiero w chwili ich zaistnienia, nawet jeżeli dotyczą minionego okresu. Zasada kasowa umożliwia ciągłą kontrolę stanu środków pieniężnych oraz balansowanie między niedoborem a nadwyżką pieniędzy. Jednocześnie metoda kasowa zapewnia jedynie wgląd w wynik kasowy, a nie finansowy przedsiębiorstwa, odzwierciedlając wyłącznie stan środków pieniężnych na rachunku bankowym i w kasie. Posługując się wspomnianą zasadą, nie ma możliwości wglądu w istniejące obowiązki zapłaty oraz w oczekiwane wpłaty.

Zasada kasowa jest prostsza niż metoda memoriałowa oraz pokazuje realny przepływ pieniędzy, należy jednak pamiętać, iż utrudnia ona prowadzenie długofalowej analizy finansowej naszego przedsiębiorstwa. Powstaje przy tym ryzyko błędnej interpretacji sytuacji finansowej w wybranych okresach, z powodu nieuwzględnienia rzeczywistego wyniku, a także wszystkich zobowiązań i należności.

Szczególnie zalecana jest dla osób mniej doświadczonych w prowadzeniu i odczytywaniu ksiąg rachunkowych, które prowadzą księgowość uproszczoną. Prowadząc księgowość metodą kasową, podatnik jest zobowiązany do przeprowadzania corocznej inwentaryzacji. Trzeba przy tym zaznaczyć, iż przedsiębiorca nie może stosować tych metod naprzemiennie czy zmienić ich w trakcie roku obrotowego.

Jakie korzyści wynikają z zastosowania zasady kasowej?

Optymalne rozwiązanie dla małych przedsiębiorców, którzy cenią sobie prostotę i przejrzystość oraz wystawiających faktury z długimi terminami płatności. Jest to szczególnie korzystne dla firm z mniejszymi obrotami, gdzie przepływy finansowe są bezpośrednio powiązane z rzeczywistymi transakcjami gotówkowymi. Zastosowanie tej metody pozwala na łatwiejsze śledzenie wpływów i wydatków, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania budżetem.

Zasada kasowa zapewnia także lepszą kontrolę nad płynnością finansową firmy i pozwala na szybszą reakcję na zmiany w przepływach gotówkowych. Dobrze sprawdza się ona również w sytuacji, w której przedsiębiorca nie jest w stanie dokładnie określić terminu wpływu należności lub spodziewa się opóźnień w zapłatach należności ze strony swoich kontrahentów.

Komu opłaca się zasada memoriałowa?

Zasada memoriałowa to doskonały wybór dla średnich przedsiębiorstw, które potrzebują dokładniejszego spojrzenia na swoje finanse. Ta metoda pozwala na rejestrowanie transakcji w momencie ich zawierania, niezależnie od rzeczywistych przepływów pieniężnych. Z tej zasady muszą korzystać wszystkie firmy prowadzące pełną księgowość (przedsiębiorstwa korzystające z księgowości uproszczonej mogą wybierać między nią a zasadą kasową).

Zaletami tej metody są: precyzyjne odzwierciedlenie sytuacji finansowej firmy, lepsze zarządzanie zobowiązaniami oraz możliwość dokładniejszego planowania finansowego. Z tego względu zasada memoriałowa jest rozwiązaniem zalecanym firmom z bardziej skomplikowaną strukturą finansową.

Biuro księgowe CKSK zapewni Państwu nie tylko efektywną obsługę pełnej i uproszczonej księgowości, ale również dostęp do merytorycznego i prawnego wsparcia ze strony doświadczonych specjalistów. Gwarantujemy maksymalnie szybki czas obsługi, bezpośredni wgląd w nasze działania i optymalizację kosztów współpracy dzięki naszej platformie internetowej.

Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą!