Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą. Zostało ono uregulowane w rozdziale 8a ustawy o rachunkowości. Polega na świadczeniu usług obejmujących prowadzenie ksiąg rachunkowych, kontrolowanie faktycznego stanu aktywów i pasywów oraz dokonywanie ich wyceny oraz ustalanie wyniku finansowego. Zawód ten powinna wykonywać osoba doświadczona, znająca wszelkie regulacje i zasady postępowania w przypadku nietypowych sytuacji. Wiele przedsiębiorstw zleca tą czynność zewnętrznym firmom, aby mieć pewność o prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Kto może świadczyć takie usługi?
W sierpniu 2014 roku pojawiło się rozporządzenie, które reguluje zasady wykonywania wspomnianego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Każdy, kto posiada pełną zdolność do czynności prawnych, a także spełnia wymogi o niekaralności i posiada polisę OC, ma prawo zajmować się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Wraz ze wspomnianą ustawą, zniknął obowiązek posiadania certyfikatu księgowego. Warto wspomnieć, że prowadzenie takowych ksiąg nie należy do najprostszych czynności. Konieczne okazuje się posiadanie wiedzy nie tylko na temat prawa bilansowego, ale także prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych, prawa gospodarczego i cywilnego, a także prawa pracy. Wcześniej wspomnianą wiedzę sprawdzał egzamin, który obecnie zniknął już z listy obowiązkowych. Nie zmienia to faktu, że należy posiadać opisane umiejętności.
Zakres obowiązków podczas usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych
Osoba, która zajmuje się wspomnianym prowadzeniem ksiąg, ma szereg obowiązków. Między innymi prowadzi on księgi rachunkowe na podstawie dowodów księgowych, ujmuje zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Jego praca polega na okresowym ustalaniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów oraz ich wyceny. Dodatkowo sporządza on sprawozdania finansowe, gromadzi i przechowuje dowody księgowe oraz pozostałą dokumentację. Osoby wykonujące tego typu działalność dodatkowo są uprawnione do prowadzenia na rzecz podatników ich ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych. Sporządzanie w imieniu podatników zeznań i deklaracji podatkowych.
Zakres obowiązków biura rachunkowego
Często przedsiębiorcy decydują się zwrócić z pomocą do biura rachunkowego, które kompleksowo zajmie się prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Podobnie jak jednostki prywatne, pracownicy biura rachunkowego powinni stosować się do wszelkich obowiązków wynikających z prowadzenia ksiąg rachunkowych. Powinni być sprawiedliwi i działać zgodnie z prawem. Podlegają odpowiedzialności karnej w przypadku, gdy będą prowadzić księgi wbrew przepisom, wprowadzać tam nierzetelne dane, unikać wykonywania sprawozdań finansowych lub wykonywać je niezgodnie z przepisami. Pracownicy biur rachunkowych posiadają jednakże ogromną wiedzę i dokładają wszelkich starań, aby współpraca układała się pomyślnie.
Obowiązkowe ubezpieczenie biur rachunkowych
W 2014 roku pojawiło się rozporządzenie Ministra Finansów dotyczące ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jest to akt prawny, który określa szczegółowy zakres obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ubezpieczenie jest potrzebne w przypadku wyrządzenia szkód w związku z prowadzoną działalnością. Takowe ubezpieczenie należy złożyć nie później niż na jeden dzień przed rozpoczęciem wspomnianej działalności. Należy pilnować terminów ubezpieczenia, aby nie doszło do przerwania ich ciągłości. Zakres wykupionego ubezpieczenia jest niezwykle ważny. Obejmuje on odpowiedzialność za szkody wyrządzone podczas działania lub zaniechania ubezpieczonego.
Czy usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest skomplikowane?
Podsumowując wszelkie wymienione aspekty prowadzenia ksiąg rachunkowych, można jednogłośnie stwierdzić, iż nie jest to czynność, którą mogą wykonywać osoby nieposiadające jakiejkolwiek wiedzy. Wręcz przeciwnie, prowadzenie ksiąg wymaga ogromu wiedzy z różnych zakresów, aby móc rozwiązywać powstałe problemy na bieżąco. Warto zastanowić się nad zleceniem prowadzenia ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego. Pracują tam specjaliści, którzy zdecydowanie znają się na swojej pracy.
