Od pewnego czasu złożenie sprawozdań finansowych firmy możliwe jest jedynie za pośrednictwem Internetu. Wszelkie dokumenty, z wyjątkiem niektórych uchwał, również powinny zostać załączone w sposób elektroniczny. Krajowy Rejestr Sądowy tym samym środkiem powinien otrzymać informację o braku obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych przez przedsiębiorstwo.

W niniejszym artykule przedstawimy jak sporządzić i wysłać podpisane sprawozdanie finansowe do KRS.

Podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania finansowego

Teoretycznie rzecz biorąc, każdy podmiot wpisany do Rejestru Przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym zobowiązany jest do przygotowania i wysłania sprawozdania finansowego swojej firmy. Dodatkowym podmiotem, niewpisanym do rejestru, a zobowiązanym do przedstawienia dokumentów jest Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej, tzw. SPOZ. Po spełnieniu określonych warunków, zwolnieni z tego obowiązku są wspólnicy spółki partnerskiej i spółki jawnej jeżeli:
– nie istnieją księgi rachunkowe w tych spółkach,
– osiągnęli, w przeliczeniu na złotówki, przychody netto w wysokości 2 mln euro, ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy.

Ustawowym terminem na złożenie rocznego sprawozdania finansowego jest 15 dni od jego zatwierdzenia. Przewidywanym czasem na potwierdzenie go jest 6 miesięcy od dnia bilansowego. W praktyce — jak to miało miejsce w 2020 i 2021 roku — terminy mogą się wydłużyć.

Sporządzenie sprawozdania finansowego w pigułce

Wszystkie elementy sprawozdania powinny zostać zawarte w jednym pliku XML. Plik powinien być z kolei adekwatny do szablonu XSD. Dla ułatwienia tych procesów istnieje aplikacja stworzona przez Ministerstwo Finansów, która automatycznie generuje pliki z zachowaniem wszystkich logistycznych wymogów. Warto zatem skorzystać z niej, ponieważ nieprawidłowo sformatowane załączniki nie zostaną przyjęte.

Kryteria nie zostały sporządzone dla firm korzystających z Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. To oni zatem decydują o formacie złożonych dokumentów.

Co bardzo istotne, skany dokumentów nie są uznawane za oryginał. Sprawozdanie może być wyłącznie ważne, jeżeli zostało podpisane podpisem elektronicznym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

Złożenie sprawozdania finansowego w systemie KRS

Pierwszym krokiem jest założenie konta na stronie e-KRS Ministerstwa Sprawiedliwości i Portalu Rejestru Sądowych. Rejestracja jest możliwa przez przekierowanie ze strony głównej do “S24 – rejestracja Spółki, inne wnioski”. Po zalogowaniu, system e-KRS za każdym razem wyświetla komunikaty dotyczące dalszego postępowania. Dokumenty złożone mogą zostać w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Jest to z reguły nieodpłatne. Składając pisma za pośrednictwem systemu S24, w wybranych wypadkach, może zostać pobrana opłata.

Odpłatność, w wysokości 140 złotych dotyczy podmiotów, których PESEL nie jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Są to, między innymi, pełnomocnicy, prokurenci, likwidatorzy lub syndycy. Bezpłatne składanie sprawozdań finansowych dotyczy więc osób reprezentujących dane przedsiębiorstwo. Pod warunkiem, że ich PESEL jest widoczny w rejestrze.

Z jakich dokumentów składa się sprawozdanie finansowe?

Dokonując sprawozdania finansowego przy wykorzystaniu globalnej sieci, w języku polskim i w złotówkach, załączone powinny zostać takie dokumenty jak:
– bilans,
– rachunek zysków i strat,
– informacje o lokatach,
– zmiany w kapitale,
– rachunek przepływów gotówkowych,
– zestawienie aktywów netto,
– w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością także uchwały o zatwierdzeniu i przekazaniu RZiS.

Dla oszczędzenia czasu i zachowania spokoju, warto skorzystać z usług oferowanych przez podmioty zajmujące się obsługą księgowo-prawną przedsiębiorstw. Należy do nich Centrum Księgowe Spółek Kapitałowych CKSK, które w sposób profesjonalny może zająć się prowadzeniem rachunkowości Twojej firmy.