Wyjazdy służbowe są często nieodłącznym elementem pracy. Wyjazdy poza miasto, niekiedy za granicę państwa, w celu świadczenia usług pracowniczych, są regulowane wieloma rozporządzeniami oraz artykułami, które posiadają moc prawną. Na co zwrócić uwagę i o czym warto pamiętać przed delegacją służbową? Kiedy powinna być ona stosowana?

Czym jest delegacja służbowa?

Wedle jednego z artykułów Kodeksu Pracy, wyjazdem służbowym nazywana jest podróż pracownika na polecenie jego pracodawcy, w celu wykonywania danego zadania służbowego, która musi odbyć się poza stałym miejscem pracy zatrudnionego lub tymczasową siedzibą, gdzie wykonuje on swoje obowiązki.

Te trzy warunki (zleceniodawcą wyjazdu jest pracodawca, lokalizacja jest oddalona od miejsca pracy oraz celem wyjazdu jest wykonanie powierzonego zadania służbowego) muszą zostać spełnione, aby podróż została zakwalifikowana jako delegacja służbowa, a pracownikowi należały się świadczenia z tytułu jej odbycia.

Istnieje jednak odstępstwo od zasady trzech koniecznych do spełnienia warunków. Dzieje się tak, kiedy pracownik zawrze z pracodawcą porozumienie na temat świadczenia usług pracy w innym miejscu niż stałe na określony czas. Wówczas nie będzie się on mógł ubiegać o świadczenia związane z delegacją służbową.

Konieczność wyjazdu służbowego

Wyjazd służbowy jest konieczny dla pracownika i nie można odmówić jego realizacji. Zwolnione z podróży pracowniczej są kobiety w ciąży oraz pracownicy, którzy opiekują się dzieckiem do 4 lat. Wówczas bezwzględne jest uzyskanie ich zgody na delegację.

Co przysługuje pracownikowi z tytułu podróży służbowej?

Zarówno z tytułu podróży zagranicznej jak i krajowej, pracownikowi przysługuje kilka świadczeń, o których powinien pamiętać:

• zwrot kosztów jego podróży, a w tym przejazdów lokalnych, noclegów oraz innych uznanych za niezbędne przez pracodawcę kosztów, udokumentowanych przez zatrudnionego,
• zwrot kosztów diety w trakcje podróży służbowej, które normowane są przez przepisy i różnią się od siebie w zależności od warunków wyjazdu.

Podsumowanie wszystkie kosztów i ich rozliczenie odbywa się najczęściej po powrocie pracownika do jednostki macierzystej. Jednak kiedy podróż realizowana jest poza granice kraju, pracodawca jest zobligowany do przekazania pracownikowi zaliczki. W przypadku wyjazdów krajowych, zleceniobiorca może złożyć wniosek zarówno w wersji pisemnej, jak i ustnej, z prośbą o wydanie przedpłaty przed rozpoczęciem delegacji.

Dieta w trakcie delegacji

Aktualnie wysokość całkowitej krajowej diety wynosi 30 zł. W zależności od delegacji, przyjmuje się następujący podział:

• mniej niż 8 godzin – nie przysługuje żadna dieta,
• od 8 do 12 godzin trwania podróży służbowej – przysługuje połowa diety krajowej,
• ponad 12 godzin – przysługuje całość diety.

W momencie, kiedy podróż służbowa, trwa dłużej niż jedną dobę, za każde pełne 24 godziny w podróży przysługuje całkowita dieta. W przypadku dodatkowego czasu, po rozpoczęciu kolejnej doby, dolicza się;

• do 8 godzin – połowa diety krajowej,
• ponad 8 godzin – całkowita dieta.

Jeżeli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, wówczas istnieje możliwość zmniejszenia diety:

• śniadanie i kolacja – obniżona dieta o 25%,
• obiad – obniżona dieta o 50%.

W przypadku podróży zagranicznych, wysokość diety uzależniona jest od kraju docelowego, do którego zmierza pracownik.

Długość podróży służbowej pracownika

Żaden z przepisów zawartych w Kodeksie Pracy nie reguluje wprost, długości i czasu trwania delegacji służbowej pracownika. Mimo, że decyzja w sprawie czasu trwania delegacji podejmowana jest przez pracodawcę, to jednak przyjmuje się, że podróż na rzecz wykonywania świadczeń pracowniczych nie powinna być dłuższa niż trzy miesiące. Wynika to z artykułu w KP dotyczącego warunków pracy i ich zmiany. Inną opcją jako alternatywa do podróży służbowej jest okresowa zmiana miejsca pracy.

Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszą stroną internetową oraz do skorzystania ze świadczonych przez nas usług!