W większości przypadkach prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji jest nieodłącznym elementem przy zarządzaniu działalnością gospodarczą, gdyż każdy przedsiębiorca ma obowiązek nadzorować swoją księgowość oraz rozliczać swoje przychody z instytucjami skarbowymi. W prawie podatkowym można odnaleźć kilka sposobów na udokumentowanie transakcji, jednak najczęściej stosowanym jest fakturowanie. Jednakże w prawie podatkowym występują pewne wyjątki, w których zarządzając działalnością handlową, można wykorzystać ułatwienia prawne umożliwiające prowadzenie rozliczenia transakcji bez dodatkowego fakturowania. Wykorzystanie ułatwień prawnych pozwala uniknąć uciążliwego dokumentowania wszystkich rozliczeń za pomocą faktoringu, dlatego dobrze jest zorientować się w jaki sposób może być rozliczany podmiot, gdyż może się okazać, że jest wykonywana praca ponad konieczną miarę.
Wyjątki od reguły
Zdarza się, że w przebiegu prowadzenia działalności z przyczyn niezależnych nie ma możliwości otrzymania faktury. Tak się może zdarzyć, ponieważ w prawie podatkowym są wyszczególnione sytuacje, w których niepotrzebna jest do rozliczenia faktura. W przypadku księgi przychodów i rozchodów (KPiR) dokumentacja może być prowadzona na podstawie dowodów księgowych, którymi są: rachunki; dokumenty celne; faktury oraz faktury VAT RR; dokumenty określające zwiększenie przychodów lub koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ustawy o podatku dochodowym, które muszą zawierać takie elementy jak datę wystawienia dokumentu, wskazanie faktury lub dokumentu, który jest podstawą do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dotyczącymi operacji oraz wskazanie kwoty odliczenia; inne dowody dokumentowe, które wykazują fakt zrealizowanej transakcji zgodnie z jej przebiegiem, zawierające datę wystawienia dokumentu, datę realizacji transakcji, wartość sprzedaży oraz strony biorące udział w transakcji. Pojawia się również możliwość ujęcia poniesionego wydatku bez faktury w kosztach podatkowych, gdyż art. 180 mówi o dopuszczeniu dowodów (np. potwierdzeń realizacji operacji na rachunkach bankowych, paragony) w celu wyjaśnienia danej transakcji. Jest możliwe również księgowania składek ZUS za pośrednictwem potwierdzenia polecenia przelewu, jeżeli koszty księgowane są w KPiR.
Sprzedaż oraz wydatki bez fakturowania
Wszyscy przedsiębiorcy mają możliwość pomniejszenia kosztów opodatkowania o poniesione straty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Do strat można zaliczyć transakcje, które dotyczą zakupu produktów rolniczych, ziół, diety delegacyjne, materiały biurowe, opłaty sądowe i notarialne, opłaty za media lokalu przeznaczonego do prowadzenia działalności, środki czystości, zakup towaru, zapłacone odsetki, opłaty za autostrady, wydatki zagraniczne za zakup paliwa i oleju, różnice kursowe, a także ubezpieczenie samochodu oraz podatek od nieruchomości. W przypadku rejestrowania wydatków, które można rozliczyć bez faktury, należy rejestrować ich występowanie poprzez taką dokumentację jak: dowody opłat bankowych czy pocztowych, dowody przesunięć, dzienne zestawienia dowodów oraz noty księgowe. Zgodnie z powyższym brak faktury nie wyklucza możliwości ujęcia wydatku w kosztach, gdyż na gruncie prawa podatkowego obowiązuje zasada otwartego katalogu środków dowodowych – zgodnie z art. 180 ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie koliduje z prawem podatkowym. Zatem ujęcie wydatku może zostać udokumentowane w sposób inny niż za pomocą faktury. Możliwe jest również realizowanie sprzedaży bez faktur, która występuje w sytuacji, gdy prowadzona jest sprzedaż wyrobów, towarów i usług przez jednoosobową działalność gospodarczą. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobowy podmiot nie musi wystawiać faktury, gdyż może prowadzić sprzedaż nieudokumentowaną, którą wykazuje na dowodzie wewnętrznym. Rozliczenie dowodu wewnętrznego pojawia się w momencie, gdy przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej i jest zobowiązany do księgowania na koniec dnia.
Z przyjemnością pomożemy Państwu w dobraniu odpowiedniego sposobu rozliczenia kosztów oraz uzyskanych przychodów. Serdecznie zapraszamy do kontaktu pod numer telefonu i adres mailowy, które są wskazane na naszej stronie internetowej!
