Prowadzenie działalności wiąże się z uzyskiwaniem przychodów wynikających z podjętych interesów. Ewidencja prowadzonej firmy podejmuje takie pojęcia jak obrót, przychód, dochód, ale też wpływy i koszty. Ustawodawstwo prawa podatkowego wyszczególnia, iż posiadanie działalności gospodarczej uprawnia do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Z powyższego ewidencjonowania mogą korzystać osoby fizyczne, które osiągają dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej i nie są opodatkowane podatkiem zryczałtowanym, spółki jawne, partnerskie, cywilne, przedsiębiorstwo w spadku oraz firmy, które rozliczają podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 12% oraz 32%) lub liniowo (według stawki 19%). Księga przychodów może być prowadzona do czasu, kiedy przychód netto firmy w poprzednim roku obrotowym nie przekroczył równowartości 2 000 000 euro. W przypadku przekroczenia wyżej wymienionego pułapu podmiot gospodarczy powinien ewidencjonować obrót w formie pełnej księgowości. Firmy rozliczające się podatkiem zryczałtowanym nie mają konieczności prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.
Prowadzenie KPiR
Księga przychodów i rozchodów powinna być założona na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie trwania roku podatkowego. Ewidencję można prowadzić w formie papierowej oraz elektronicznej, natomiast istotne, aby dokumentacja była uporządkowana chronologicznie – księga papierowa powinna zawierać spięte, zbroszurowane oraz odpowiednio ponumerowane wszystkie strony. W przypadku elektronicznej formy ewidencjonowania przychodów podmiotu firma powinna wyraźnie określić szczegółową instrukcję pisemną obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia, a także przechowywać dane w sposób, który zapewnia ochronę przed ich zniszczeniem. Dodatkowo przedsiębiorca powinien zapewnić program komputerowy, który umożliwia bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz pozwalający na wydrukowanie wszystkich rekordów zgodnie ze wzorem księgi w porządku chronologicznym. Ewidencji elektronicznej nie trzeba drukować – wystarczy wszystkie dane zapisać na dysku twardym komputera w plikach elektronicznych, np. w formacie PDF. Pliki powinny być przechowywane w folderach uporządkowanych chronologicznie z wyszczególnieniem na dane okresy rozliczeniowe. Księga przychodów i rozchodów powinna być przechowywana w miejscu wykonywanej działalności, natomiast jeśli ewidencja jest prowadzona przez biuro rachunkowe to w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez biuro. Dokumentacja ewidencji powinna być przechowywana 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie danego KPiR.
Ewidencja wadliwa i nierzetelna
Kiedy podmiot prowadzi księgę przychód i rozchodów niezgodnie z ustawodawstwem prawa podatkowego, można mówić o ewidencji nierzetelnej oraz wadliwej. Ewidencjonowanie nierzetelne to takie, w którym występują błędy w związku z zawartymi wpisami o zdarzeniach nieistniejących wcześniej w rzeczywistości, a także, gdy w ewidencji zostały zawarte kwoty, które nie zaistniały w rzeczywistości. Ponadto o ewidencji nierzetelnej można mówić również wtedy, gdy księga nie zawiera zapisów o zdarzeniach, które faktycznie miały miejsce w trakcie trwania działalności. W przypadku, gdy w trakcie rejestrowania rekordów nastąpiły błędy formalne takie jak brakująca numeracja kart, mówi się o ewidencji wadliwej. Brak rzetelności w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów traktowany jest jako przestępstwo skarbowe, natomiast wadliwość jako wykroczenie skarbowe.
Ujmowanie kosztów w KPiR
Przedsiębiorca może na kilka sposobów ujmować koszty prowadzonej działalności. Spośród nich można wyszczególnić metodę memoriałową (koszty pośrednie, bezpośrednie) oraz metodę kasową. Metoda memoriałowa dotyczy podziału kosztów na bezpośrednio i pośrednio związane z osiągniętym przychodem firmy w danym roku podatkowym, Koszty pośrednie to takie, których nie da się przyporządkować do danego przychodu i ewidencjonowane są jedynie na podstawie daty wystawienia faktury przez dostawcę. Koszty bezpośrednie można przyporządkować do przychodu, natomiast ważne, aby były ujęte w roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody. Metoda kasowa jest uproszczoną wersją ewidencjonowania kosztów i polega na tym, że koszty w PKPiR ujmuje się w dniu ich poniesienia, dzięki czemu nie trzeba dzielić ich na pośrednie i bezpośrednie.
Jeżeli prowadzą Państwo działalność na zasadach ogólnych i mierzą się z koniecznością ewidencjonowania sprzedaży oraz wszelkich obrotów podmiotu, warto zdecydować się na specjalistyczne wsparcie, dzięki któremu można uniknąć wszelkich nieprzyjemności wynikających z niewystarczającej wiedzy. Zapraszamy do zapoznania się z propozycją na stronie internetowej.
