Wybór programu księgowego to dylemat, przed którym musi stanąć każdy przedsiębiorca. Zanim jednak zdecyduje się na skorzystanie z którejś z dostępnych na rynku opcji, powinien rozważyć szereg czynników, które mogą zadecydować o trafności jego decyzji takich jak m.in. charakter prowadzonej działalności, wielkość firmy, posiadanie własnego działu księgowego lub korzystanie z usług zewnętrznego biura. Wszystko to sprawia, że nie istnieje jeden najlepszy program księgowy. Czym więc kierować się podczas dokonywania wyboru?

Na co zwrócić uwagę podczas wyboru programu księgowego?

Mimo że wybór konkretnego programu księgowego w dużej mierze zależy od wpasowania się w indywidualne potrzeby przedsiębiorcy, istnieje kilka kryteriów, które powinny być spełnione niezależnie od sytuacji.

• Kompatybilność — Kompatybilność z innymi programami, na których pracuje dane przedsiębiorstwo, jest bardzo istotną kwestią. Sprawny system powinien obejmować zarówno księgowość, jak i kadry oraz procesy handlowe i magazynowe (jeśli takie występują). Skorzystanie z produktów pochodzących od jednego producenta gwarantuje nie tylko płynne współdziałanie programów i minimalizację ryzyka błędów, ale także kompleksowe wsparcie ze strony obsługi technicznej. Jest to również istotne w przypadku gdy firma korzysta z usług biura rachunkowego, do którego program księgowy powinien być odpowiednio dostosowany, by współpraca odbywała się bez komplikacji.
• Częste aktualizacje — Dynamicznie zmieniające się prawo podatkowe powoduje, że nawet doświadczonym księgowym ciężko nadążyć za niektórymi nowościami w kwestiach prawnych dlatego ważną kwestią, na jaką warto zwrócić uwagę przy wyborze programu finansowo-księgowego są również jego częste aktualizacje. Powinien on stale dostosowywać się do zmian w przepisach, a także współpracować z systemami zewnętrznych instytucji takich jak ZUS czy Urząd Skarbowy.
• Bieżący wgląd w dane — Kolejną niemniej istotną opcją jest możliwość bieżącego monitorowania stanu finansowego firmy oraz pełnego wglądu w jej dokumentację. Program księgowy powinien dawać możliwość śledzenia transakcji, należności i wpływów oraz generować na tej podstawie raporty dające przedsiębiorcy pełen obraz sytuacji finansowej jego działalności gospodarczej.
• Bezpieczeństwo — Jako że niemal wszystkie istotne dane i dokumenty przechowywane są obecnie w formie elektronicznej, ich ochrona ma fundamentalne znaczenie. Najwyższa jakość ochrony antywirusowej oraz zapory sieciowej, a także bezawaryjność serwerów i częste wykonywanie automatycznych kopii to podstawowe warunki zapewniające bezpieczeństwo pracy. Dobry program księgowy powinien również posiadać certyfikat SSL będący gwarantem skutecznego szyfrowania danych.
• Intuicyjność i prostota obsługi — Chociaż może wydawać się to kwestią drugorzędną, wygoda korzystania z programu księgowego nie pozostaje bez znaczenia. Łatwy dostęp do danych, e-faktur oraz innych ważnych dokumentów bez konieczności „przedzierania” się przez nieintuicyjny interfejs pozwala zwiększyć nie tylko satysfakcję, ale także wydajność pracy.

Program księgowy dla biur rachunkowych

W przypadku biura rachunkowego jeszcze większą rolę przy wyborze programu księgowego odgrywa bezpieczeństwo. Dzieje się tak, ponieważ każde biuro rachunkowe niezależnie od ilości klientów czy zatrudnianych pracowników jest prawnie odpowiedzialne za ochronę powierzonych mu danych (również osobowych). Oprócz tego warto zadbać o to by program, z którego korzysta biuro, był zautomatyzowany pod kątem prowadzenia procesów księgowych. Pozwala to na znaczne obniżenie kosztów jego prowadzenia.

Program księgowy powinien być też kompatybilny z systemami operacyjnymi urządzeń mobilnych, dając w ten sposób całodobową możliwość wglądu w aktualną sytuację zarówno pracownikom biura, jak i klientom chcącym monitorować stan swojej księgowości.

Niezależnie od tego, czy z danego programu księgowego korzysta biuro rachunkowe, czy przedsiębiorca najważniejszym kryterium wyboru zawsze powinna być jakość. Tylko płatne wersje programów księgowych od renomowanych producentów są w stanie zapewnić szybki przepływ oraz bezpieczeństwo danych, a także niezawodność działania i wsparcie techniczne.

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą księgowości online biura księgowego CKSK!