Zbliżają się terminy wprowadzenia ostatniego etapu PPK, w związku z tym chcielibyśmy przedstawić informacje konieczne do rozpoczęcia procesu wdrożenia planów kapitałowych.

Termimy i umowy

IV etap PPK rozpoczyna się 1 stycznia 2021 roku. Dotyczy on tych pracodawców, którzy na dzień 31 grudnia 2019 zatrudniali mniej niż 20 osób

Pracodawcy uczestnicy IV etapu są zobligowani do zawarcia UMOWY O ZARZĄDZANIE PPK z jedną z 20 instytucji finansowych do dnia 23 kwietnia 2021 roku. Umowa jest nieodpłatna.

Następnie, do 10 maja 2021 roku pracodawcy muszą w imieniu osób zatrudnionych zawrzeć Umowę o prowadzenie PPK, którą zawiera się również z wybraną instytucją. Przystąpienie przez pracownika do PPK jest dobrowolne, pracodawca nie zawiera umowy o prowadzenie w imieniu tych osób zatrudnionych, którzy wcześniej zrezygnowali.

W rozumieniu ustawy o PPK osobami zatrudnionymi są:

– pracownicy,
– nakładcy,
– pracujący członkowie spółdzielni,
– zleceniobiorcy,
– członkowie rad nadzorczych,

którzy podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu.

Np. nie będzie osobą zatrudnioną w rozumieniu ustawy o PPK, student do 26 roku życia pracujący na umowie zlecenia. Nawet jeśli zdecyduje się na ubezpieczenie dobrowolne, nie podlega PPK.

*W przypadku mikroprzedsiębiorcy, czyli pracodawcy zatrudniającego mniej niż 10 pracowników, zawieranie umów o PPK z instytucją finansową nie jest konieczne, jeśli wszystkie osoby zatrudnione zrezygnują z dołączenia do PPK, *

Wybór instytucji finansowej

Wybór instytucji finansowej powinien odbyć się po wcześniejszych ustaleniach z reprezentantami osób zatrudnionych. Nie ma określonej formy w jakiej takie porozumienie powinno się odbyć, jednak ważnym jest aby odpowiednio wcześnie poinformować osoby zatrudnione o zbliżającym się terminie wprowadzenia PPK, warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach pracodawcy i pracownika związanych z uczestnictwem w PPK. Jeśli osoba zatrudniona nie złoży pracodawcy pisemnej rezygnacji, pracodawca jest zobligowany zgłosić pracownika do PPK. Wszystkie pisemne rezygnacje powinny być przechowywane w dokumentacji.

Przyjmuje się, ze porozumienie odnośnie wyboru instytucji finansowej powinno być sporządzone w formie pisemnej, wybór reprezentacji i forma przeprowadzenia konsultacji pozostają dowolne, ważne jest aby konkluzje konsultacji zawrzeć w formie pisemnej z podpisami pracodawcy oraz reprezentacji pracowników.

Jeśli konsultacje nie przyniosą efektu do miesiąca przed terminem na zawarcie umowy o zarządzanie, tj. do 23 lutego 2021, pracodawca może sam wybrać instytucję finansową.

Lista wszystkich 20 instytucji zajmujących się prowadzeniem PPK znajduje się w linku: https://www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html

Podsumowując terminy:

Po pierwsze należy właściwie poinformować osoby zatrudnione o istnieniu i zbliżającym się terminie wprowadzenia dobrowolnego Pracowniczego Planu Kapitałowego. Instytucje finansowe często zapewniają kompleksowe materiały informacyjne dla pracowników, jeśli wybiorą Państwo wstępnie jedną z instytucji można zwrócić się do niej o pomoc przy akcji informacyjnej.

23 LUTY 2021 R. – termin na podjęcie decyzji o wyborze instytucji finansowej w porozumieniu z pracownikami.

23 MARZEC 2021 R. – termin na zawarcie umowy o zarządzanie z wybraną instytucją finansową.

10 MAJ 2021 R. – termin na zawarcie umów o prowadzenie w imieniu aktywnych na dany moment osób zatrudnionych, którzy nie zrezygnowali.

PPK z miesiąca na miesiąc

Składki na PPK oblicza się podobnie jak składki na ubezpieczenia społeczne ZUS. Podstawa do obliczania składki PPK jest identyczna jak podstawa składek ubezpieczenia społecznego, jest nią kwota brutto wynagrodzenia.

Składki PPK dzielą się na dwie części:

Składka pracownika:
– 2% minimalnej składki obowiązkowej
– do 2% składki fakultatywnej
maksymalnie 4% składki

Składka pracodawcy:
– 1,5% minimalnej składki obowiązkowej
– 2,5% składki fakultatywnej
również maksymalnie 4% składki

Składki osoby zatrudnionej są odliczane bezpośrednio od wynagrodzenia, z kolei składki pracodawcy są dodatkowym kosztem przedsiębiorstwa. Pierwsze wynagrodzenie, które zostanie wypłacone po zawarciu umowy o prowadzenie (10 maj 2021 r.) będzie podlegało odliczeniom na rzecz PPK, np. wynagrodzenie kwietniowe wypłacone 9 maja 2020 roku nie będzie objęte PPK, ale wypłacone 10 lub 11 już tak (istnieją sporne interpretacje co do 10 maja).

W zależności od instytucji finansowej, zostanie udzielony dostęp do platformy internetowej na której pracodawca dokonuje zmian w statusie rejestracji, danych osobowych osób zatrudnionych oraz zamieszcza miesięczne raporty o wysokości składek na PPK.

Termin na złożenie miesięcznych raportów oraz na opłacenie składek do instytucji finansowej to 15 dzień następnego miesiąca po miesiącu w którym nastąpiła płatność wynagrodzenia na rachunek pracownika.

Rola CKSK w procesie funkcjonowania PPK

Nasz program kadrowy jest kompatybilny z systemami wszystkich 20 instytucji finansowych. Po wprowadzeniu w przedsiębiorstwie PPK będziemy zajmować się naliczaniem składek i generowaniem
właściwych plików z raportami. Rejestracje i rezygnacje będą również procedowane przez nasz program.

W praktyce będzie wyglądało to podobnie jak funkcjonuje to teraz w sprawach kadrowych – Państwo przekazują nam jakiekolwiek decyzje odnośnie programu PPK (pojawienie się nowego pracownika chętnego do przystąpienia, rezygnacje osób zatrudnionych, chęć zwiększenia składki dobrowolnej, zmiany adresu itd.). Następnie my wprowadzamy te dane do naszego systemu kadrowego tak, aby zachować integralność danych, a następnie generujemy plik, przygotowany w kompatybilnej z systemem instytucji finansowej formie.

Importując taki plik na platformę instytucji finansowej, wszystkie dane jakie przekazujemy będą zgodne z tym co znajduje się w naszym programie.
Cały proces będzie w dużej mierze przypominał miesięczne raportowanie i zgłaszanie pracowników do ZUS.

Nadmienię, że informacje jakie przekazaliśmy są niezbędne żeby zacząć proces wdrażania, w przypadku bardziej specyficznych sytuacji (np. okres karencji nowozatrudnionych pracowników) będziemy na bieżąco informować i indywidualnie rozpatrywać każdy przypadek.