Prowadzenie działalności wiąże się z koniecznością ewidencjonowania przychodów i kosztów, a co za tym idzie, w większości przypadków niezbędne jest prowadzenie ksiąg rachunkowych. Księgowość można wyszczególnić na wewnętrzną, która prowadzona jest wewnątrz firmy przez zatrudnioną księgową na miejscu oraz księgowość zewnętrzną, która jest rejestrowana poza firmą. W drugim przypadku prowadzenie księgowości jest zlecone dla firmy zewnętrznej, której przekazywane są wszystkie dokumenty, a w zamian za nie firma otrzymuje uporządkowane faktury oraz wszelkie rozliczenia podatkowe. Wielu przedsiębiorców, wybierając księgowość dla firmy, zwraca uwagę przede wszystkim na niską cenę w wyniku chęci zaoszczędzenia kapitału. Nie zawsze takie rozwiązanie może okazać się być korzystnym dla przedsiębiorstwa, gdyż zlecanie prowadzenia księgowości firmom zewnętrznym może nieść za sobą pewne ryzyko.

Zewnętrzna i wewnętrzna księgowość

Przedsiębiorca, który chce poprowadzić księgowość wewnętrzną firmy, potrzebuje zatrudnić wykwalifikowanego pracownika, a co za tym idzie, jest zobowiązany do stworzenia miejsca pracy. Dzięki temu rozwiązaniu księgowy będzie na bieżąco ze wszystkimi zmianami w firmie, a jego praca będzie bardziej produktywna i szybsza, gdyż księgowanie będzie odbywało się w siedzibie placówki bądź w ramach pracy zdalnej świadczonej wyłącznie jednemu podmiotowi. Posiadanie eksperta do księgowości na miejscu jest dużą zaletą, mimo jej kosztowności, ponieważ jako stały pracownik firmy będzie mógł w pełni zaangażować swoje umiejętności oraz wiedzę. Zatrudniony na stałe księgowy będzie mógł również na bieżąco rozwiewać wszystkie wątpliwości w razie jakichkolwiek pojawiających się niedogodności związanych z księgowością. Wybór zewnętrznej księgowości nie zobowiązuje przedsiębiorcy do utworzenia dodatkowego miejsca pracy, a co za tym idzie, znika również konieczność odprowadzania za pracownika składek. Księgowość zewnętrzna zlecana jest do biura rachunkowego, które w oparciu o przekazywane dokumenty, sporządza rozliczenia księgowe oraz faktury. Wadą powyższego zarządzenia jest ryzyko, że informacje odnośnie działalności mogą przedostać się do nieupoważnionych podmiotów lub osób fizycznych. Mniejszym firmom jednak zalecane jest zatrudnienie biura rachunkowego, gdyż mniejsza ilość rejestrowanych rekordów nie będzie wymagała dużego nakładu finansowego.

Czy tanie oznacza dobre?

W przypadku prowadzenia księgowości pojawia się możliwość zaoszczędzenia kosztów poprzez zdecydowanie się na usługi biura rachunkowego, które może zaoferować niskie ceny usług księgowych. W praktyce okazuje się jednak, że niskie koszty danej usługi wynikają z ograniczonego zakresu obsługi, a więc przedsiębiorca w przypadku większego zapotrzebowania na dane usługi księgowe, będzie musiał dodatkowo dopłacić. Jest to rozwiązanie dyskusyjne, gdyż ciężko wtedy oszacować wstępne koszty, które firma musi ponieść w ramach prowadzenia księgowości. Dodatkowo widząc niskie ceny usług księgowych danego biura rachunkowego, warto zastanowić się, czy dany podmiot inwestuje we własnych pracowników. W późniejszym okresie może okazać się, że poszczególne obowiązki zostały nieprawidłowo realizowane, za co będzie odpowiadał przedsiębiorca. Biura rachunkowe są zobowiązane do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody zgodnie z art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości, a suma ubezpieczenia została wytyczona przez Ministra Finansów na kwotę 10 000 euro. W razie szkody ubezpieczyciel co prawda wypłaci odszkodowanie za wyrządzone szkody, jednakże dobrze jest uniknąć niefortunnych dla przedsiębiorstwa sytuacji. Najkorzystniej jest, gdy duże firmy decydują się na zatrudnienie księgowej, ponieważ mimo konieczności poniesienia większych kosztów, posiadanie wykwalifikowanego księgowego umożliwi sprawną komunikację pomiędzy firmą a księgowym. Dodatkowo dla dużego przedsiębiorstwa zaangażowanie biura rachunkowego w prowadzenie księgowości może okazać się większym kosztem aniżeli zatrudnienie księgowego na miejscu.

Prowadzenie księgowości wiąże się z dużą odpowiedzialnością karno-skarbową, dlatego warto powierzyć je wykwalifikowanym specjalistom, którzy są na bieżąco ze wszystkimi zmianami prawa podatkowego. Zachęcamy do zapoznania się z ofertą!